怎么在功能性事業(yè)單位的項(xiàng)目中，快速的與甲方確認(rèn)需求并開展工作
—— 艾威學(xué)員陳林（PMI ID：2224***9）

PMP備考感悟

原創(chuàng)2021-05-17艾威學(xué)員

功能性的事業(yè)單位中，項(xiàng)目的開展會(huì)由甲方上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出整體需求，由領(lǐng)導(dǎo)指定的甲方對(duì)接人（經(jīng)辦人）協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理開展需求調(diào)研和分析的工作，_后由甲方上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)拍板，確認(rèn)。這樣會(huì)導(dǎo)致在需求的確認(rèn)過程中，得不到及時(shí)的確認(rèn)反饋，甚至?xí)行》秶淖儎?dòng)，以導(dǎo)致項(xiàng)目人力和時(shí)間成本的投入。

1 提出的需求無法及時(shí)的得到反饋和確認(rèn)。

項(xiàng)目開發(fā)過程中，與甲方溝通需求都會(huì)有這樣的問題，尤其是面對(duì)功能性的事業(yè)單位。需求調(diào)研過程中，甲方對(duì)接人(經(jīng)辦人)，提出需求的時(shí)候，很急，但是實(shí)際分析時(shí)不配合，過程中找他們確認(rèn)需求，推三阻四（拍不了板，或者會(huì)有多種想法），甚至臨近上線，面對(duì)一線用戶時(shí)還會(huì)報(bào)出各種各樣的要求，導(dǎo)致項(xiàng)目的時(shí)間變長(zhǎng)，影響驗(yàn)收，收款。

這種情況下，可以在項(xiàng)目開展前與相關(guān)方開會(huì)：讓用戶，甲方對(duì)接人(經(jīng)辦人），甲方上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（重要人物），項(xiàng)目組員了解項(xiàng)目的進(jìn)展，時(shí)間，每周再以郵件的形式匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展。并讓項(xiàng)目關(guān)鍵人員（甲方對(duì)接人員）參與項(xiàng)目周會(huì)，討論項(xiàng)目問題。
并且在需求討論完成后以郵件的形式發(fā)送給甲方對(duì)接人(經(jīng)辦人)，同時(shí)抄送給甲方領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通知。

對(duì)甲方客戶形成了項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)的溝通模式后，對(duì)未確認(rèn)的需求，先以郵件的方式發(fā)送給甲方-其中要給出確認(rèn)的截至?xí)r間，一般3天。如若截至?xí)r間到，任未及時(shí)確認(rèn)，再以以正式的文書-說明未定需求導(dǎo)致時(shí)間延期給所有相關(guān)人。其中需要附上解決方案-需要闡述未確定需求而導(dǎo)致人力時(shí)間成本的增加（加班）等。一般會(huì)在截至前，甲方會(huì)給出確認(rèn)的方案?；蛘呒追匠惺軙r(shí)間人力成本的增加。

有的時(shí)候，功能性事業(yè)單位的甲方客戶，會(huì)商量，先將已經(jīng)明確的需求做起來，其它未決的需求以后再?zèng)Q定，甚至有的客戶會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)需求太直白，需要先demo，在來定方案。這種情況作為職業(yè)經(jīng)理一定要合理的拒絕。

甲方客戶的需求往往不會(huì)從專業(yè)的技術(shù)角度來討論可行性。一旦同意，很可能后面的需求會(huì)與已經(jīng)開始的項(xiàng)目發(fā)生沖突或者不匹配，需要重新來推導(dǎo)。這種情況下就要參考_種項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)的溝通模式，讓客戶對(duì)接人和客戶領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以限制截至?xí)r間的要求下，經(jīng)量按照確認(rèn)的需求為主。

2 提出的需求在事業(yè)單位不同的部分中，有沖突，無法確認(rèn)。

_個(gè)問題，還比較簡(jiǎn)單，甚至有可能，在事業(yè)單位中，項(xiàng)目涉及到不同部門（例如：業(yè)務(wù)部和信息部），這種情況下，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目需求不統(tǒng)一，確認(rèn)一拖在拖。這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目經(jīng)理需要開一個(gè)協(xié)調(diào)會(huì)，在開會(huì)前，將所有的問題和矛盾整理出來，并郵件發(fā)送給相關(guān)人，告知會(huì)議的主題和討論議題。如果預(yù)知有風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)扯皮，可以邀請(qǐng)各個(gè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)（不一定參加，但是要告知會(huì)議問題），事后也要將決議發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)。項(xiàng)目不在于解決問題，而在于與客戶的溝通-人際的交往，對(duì)于事業(yè)單位，尤其是功能性的部門，大家相互溝通好，需求沖突的問題交由單位內(nèi)自己協(xié)調(diào)。我們不過多參與來解決。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，是整個(gè)項(xiàng)目的協(xié)調(diào)者和組織者，在管理過程中有大量的時(shí)間是用來溝通和協(xié)調(diào)，除了積極的和團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通外，更要主動(dòng)的，有效的和客戶進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，了解客戶對(duì)項(xiàng)目功能和進(jìn)度的期望要求，_項(xiàng)目進(jìn)展順暢。

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